Waaruit moet mijn boekhouding bestaan?

Afhankelijk van het bedrijf dat je hebt moet je een aantal administratieve zaken bijhouden en minimaal 7 jaar bewaren van de Belastingdienst. Als je een dienst verkoopt is dat wat minder omvattend dan wanneer je een product verkoopt. Ook is het van belang of je contante transacties (kastransacties) of alleen online transacties hebt.

Bij contante transacties moet je een kasboek bijhouden: dit is een kasadministratie en kassabonnen.

Als je producten verkoopt moet je al je financiële aantekeningen bewaren, zoals het in- en verkoopboek (grootboek), dus een overzicht van alles wat je inkoopt en alles wat je verkoopt. Houd ook een voorraadadministratie bij, dus wat je op elk moment in voorraad hebt. Ook moet je tussentijds gemaakte controleberekeningen bewaren.

Ook als je diensten verleent, moet je alle facturen bewaren: dit geldt zowel de facturen die je ontvangt van andere bedrijven (deze horen tot de kosten van je bedrijf en de hiervoor betaalde BTW kun je bij de voorbelasting terugvragen), als de facturen die je zelf verzendt voor je product of dienst.

Je moet bankafschriften (bankboek) altijd bewaren. Maak ook jaarlijks een kopie van je banktransacties. Meestal stelt je bank dit overzicht na afloop van het boekjaar beschikbaar.

Bewaar al je contracten, overeenkomsten en andere afspraken (offertes), je zakelijke agenda, je correspondentie (mail), je software- en databestanden van digitale boekhoudprogramma’s.

Houd een urenadministratie bij van zowel je productieve uren als de uren die je besteedt aan administratie, werving etc. maar die je niet declareert. Je moet kunnen aantonen hoeveel uren je aan je bedrijf besteedt.

Houd een reisadministratie bij voor auto, openbaar vervoer en fiets. Als je voor je bedrijf reist, mag je de kosten aftrekken. Ook de BTW die je betaalt over je auto van de zaak of fiets van de zaak mag je aftrekken. Bij de inkomstenbelasting moet je op een bijtelling rekenen voor privégebruik van je auto van de zaak.  

Houd bij hoeveel belasting je betaalt: zowel BTW als IB, ook al staan deze gegevens na afgifte ook op de site van de belastingdienst.